Les éléments clés du cahier des charges

Pourquoi faire une synthèse de l'expression de besoin ?

• Rassembler de manière exhaustive tous les éléments afin de caractériser le besoin
• Réduire les incompréhensions aussi bien en interne que en externe
• Trop souvent, cette étape est négligée alors qu’elle est primordiale !

Comment l'utiliser ?

• Préciser le contexte, le cadre général, les enjeux
• Décrire les finalités des produits / services
• Préciser l’environnement d’utilisation, les conditions spécifiques, les niveaux de compétence des utilisateurs
• Caractériser les fonctions  et besoins

En résumé :

• un CDC Fonctionnel : il décrit le résultat attendu (exprimé sous la forme d’un verbe d’action)
•  un CDC Technique et/ou Qualité (plans, maquettes, études…)
• un CDC d’Achat reprenant l’ensemble des besoins (gammes de produits, volumes prévisionnels, quantités et délais livraison…) et l’ensemble des conditions générales d’achat (passation commandes, spécificités tarifaires, paiement, spécifiques…)

Quelques questions à se poser

• Quoi : que souhaitez-vous acheter ?
• Quel : quel produit / service imaginez-vous ?
• Pourquoi: que souhaitez-vous réaliser avec ce produit/ service ?
• Comment : comment souhaitez-vous que ce produit /service soit réalisé ( modes opératoires, matériaux,technicité ?)
• A qui : A qui est destiné le produit ? quel est le niveau de compétences , d’expertise de l’utilisateur ?
• Quand : quand faudra -t-il livrer le produit/ le service ?

Si le critère de prix est important , préciser votre enveloppe

Le petit plus !

• Même si vous connaissez bien le produit , passez du temps avec vos interlocuteurs internes et vérifiez qu’ils ont niveau d’expertise pour décrire leur besoin.
• Laissez de la latitude aux fournisseurs pour qu’ils puissent améliorer le cahier des charges, … vous n’êtes pas à l’abri d’un oubli…
• La véritable force de l’acheteur est sa capacité à connaitre ses fournisseurs et les intégrer en interne, pour trouver les meilleures solutions techniques.

Le quizz

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