A quoi bon négocier le meilleur des contrats, si on ne prévoit pas les moyens de bien le gérer ?
Et mal gérer ses contrats peut coûter cher : d’après une étude de Kurt Salmon (février 2016), si 70 % des directions achats disent n’avoir jamais évalué la conséquence d’une mauvaise gestion de leurs contrats, les 30 % restantes estiment l’impact à plus de 10 millions d’euros par an.
Ainsi, le Contract management est devenu une responsabilité indispensable au sein des entreprises souhaitant porter une attention particulière à la sécurisation et à l!optimisation de leurs engagements contractuels. Comme le précise Franck César, auteur de l’ouvrage Le Contract Management, « Aujourd’hui, les entreprises ne peuvent pas ignorer qu!en cas dérive de leurs contrats, les impacts peuvent être dévastateurs non seulement sur la performance économique, mais aussi sur la sécurité juridique, la continuité de leurs opérations, voire sur leur pérennité. »
Alors en quoi consiste la fonction de Contract Manager ?
Selon, Grégory Levreau, auteur du livre Pratique du Contract Management et fondateur & président de l’École Européenne de Contract Management, la fonction de Contract Manager pourrait se définir comme « une activité qui consiste à développer et à contrôler le cycle de vie d!un contrat de la phase d’initialisation jusqu’à son terme, par la coordination systématique et méthodique des ressources et des processus utiles à la maîtrise des risques et à l’optimisation financière et relationnelle ».
De nombreuses entreprises de toutes tailles constatent que les contrats sont de plus en plus complexes. Et, de nombreuses réglementations entrées récemment en vigueur ont des impacts directs sur les contrats (Réforme du droit des contrats, RGPD, loi Sapin II, devoir de vigilance…). Ce qui oblige les entreprises à les faire évoluer, mais aussi à revoir leurs processus. Les personnes en charge des contrats au sein des entreprises doivent, par conséquent, digérer toutes ces nouvelles réglementations, les appliquer, les faire comprendre en interne … afin d’être en conformité avec la loi.
Une incidence non négligeable, qui peut aussi fournir l’occasion de faire évoluer l’organisation de la société pour la rendre plus collaborative.
Pour les chefs de projet, les paramètres juridiques et techniques à prendre en compte sont désormais extrêmement nombreux et les risques associés particulièrement importants. C’est pour aider ces derniers à affronter cette réalité que le nouveau métier de contract manager se développe fortement.
Cette tâche délicate fait appel à des connaissances multiples, notamment en juridique et en finance.
Si les deux tiers des contract managers ont d’ailleurs une formation et une expérience dans le juridique, ils sont également nombreux à venir de professions opérationnelles (on y retrouve de nombreux ingénieurs), ou alors des achats. Une diversité de parcours à l’image de l’interdisciplinarité du poste. De toute façon, une collaboration entre les différentes entités est nécessaire. L’acheteur ne peut pas s’arrêter à la négociation, le juriste doit apporter une vision plus opérationnelle…
Le contract manager doit, en plus d’un excellent relationnel, être doté d’une bonne capacité d’analyse et de synthèse pour transposer et expliquer le contrat et les situations rencontrées. Et dans l’autre sens être capable d’écouter ses interlocuteurs, être curieux, poser des questions pour comprendre ce qui se passe et en faire la synthèse au sens contractuel. Polyvalent, le contract manager travaille en binôme avec le chef de projet et doit être en mesure de le guider dans la réalisation de tous les aspects du contrat, comme dans les phases de négociation, tout au long du cycle de vie du contrat.
Le cycle de vie du contrat
Le cycle de vie du contrat, qui peut être mis en parallèle de la vie du projet. Les projets n’existant qu’à travers les contrats. Le chef de projet s’il veut piloter son projet doit s’assurer du pilotage de ses contrats.
Ainsi, il est primordial en phase de démarrage du projet / du contrat, que toute l’équipe projet (et pas uniquement le contract manager) comprenne le contrat, sa structure, les obligations des parties, les processus, sans oublier les risques et opportunités liés au contrat, à gérer tout au long de son exécution.
Car en effet, une fois mis en place, un contrat doit être suivi afin de s’assurer que les conditions qu’il intègre soient respectées et appliquées. Toutefois, le contrat est un outil imparfait, le risque contractuel est une réalité permanente accentuée par les facteurs suivants:
- la concurrence croissante sur les marchés, où les critères de compétitivité ne s!appuient plus
seulement sur les aspects techniques et financiers de l’offre, mais aussi sur les conditions contractuelles selon lesquelles le vendeur est prêt à contracter. - le recentrage des entreprises sur leur coeur d’activité entraîne la multiplication des intervenants –partenaires, sous-traitants, fournisseurs–, ce qui est de nature à complexifier le schéma contractuel, et l’exécution des différents engagement est interdépendante. La survenance du risque se propage donc à l’ensemble de la chaine.
- tous les acteurs sont de plus en plus aguerris à la matière contractuelle; ils négocient plus âprement les engagements et n’hésitent plus à demander application du contrat pour faire reconnaître leurs droits lors de la phase d’exécution.
Les entreprises constatent donc les conséquences de cette évolution à travers le durcissement du rapport de force, l’affaiblissement du niveau de marge brut et la multiplication des différends.
Dans ce contexte, et cela est vrai pour toutes les sociétés, le maintien du niveau de marge des projets est devenu un exercice très difficile.
Une fois mis en place, le contrat doit être suivi afin de s’assurer que les conditions qu’il intègre soient respectées et appliquées. Il arrive parfois que ce contrat évolue pour concorder à une évolution du besoin ou encore à une réalité juridique et/ou économique. Il est alors nécessaire de maintenir une relation stable avec le fournisseur et garantir la bonne exécution du projet, tout en gardant le contrôle des surcoûts.
L’objectif principal du Contract Management est de gérer les relations contractuelles entre l’entreprise et ses clients, partenaires et fournisseurs, de manière à :
- optimiser les profits de l’entreprise en minimisant les risques contractuels et financiers liés à l’exécution des contrats et en recherchant les opportunités commerciales au cours de la phase de projet;
- protéger la position commerciale de l!entreprise pendant toute la durée du contrat.
Le Contract Management est cependant aussi une affaire de comportement. Afin d’être efficace dans son rôle et de pouvoir prévoir et devancer les difficultés potentielles au cours du cycle de vie du projet, il est essentiel que le Contract Manager comprenne ce qui se passe dans les projets dans lesquels il est impliqué. Il doit être engagé activement auprès de ses équipes d!offre et de projet et veiller à ne pas se laisser contourner ou mettre à l’écart. Il doit faire partie de l’équipe cœur de l’offre ou du projet dès le premier jour, être impliqué dans toutes les décisions et instances importantes et être prêt à proposer des solutions pragmatiques.
Il doit avoir une vision d’ensemble de toute la correspondance en provenance et à destination des clients, des partenaires et des sous-traitants.
Le contract manager doit mettre en place des outils. Par exemple, il peut s!appuyer sur le CMP (Contract Management Plan) qui est un document synthétique permettant aux acteurs du projet d’avoir une visibilité partagée des éléments suivants :
- Connaissance du contrat, des obligations des parties prenantes
- La compréhension des risques / opportunités du contrat pour savoir les gérer
- La synthèse des indicateurs de performance à suivre
- La stratégie contractuelle qui sera suivie tout au long du contrat
Cet outil est un support dont l’un des objectifs est également de limiter les situations où une prise de décision par un des membres de l’équipe projet peut avoir des conséquences pour la Partie qu!il représente.
Les indicateurs clef du contract management : un levier de performance
Il est donc nécessaire d!avoir un management proactif des contrats, et d’en faire un véritable levier de performance.
C’est d’ailleurs l’attente des Directions Générales qui requièrent des éléments de valorisation du retour sur investissement (ROI) de cette fonction. Le Contract manager doit prouver sa valeur ajoutée.
Pour cela, le Contract management s’appuie sur 4 piliers, comme le précise Jean Charles Savournin, auteur du livre Contract Management – Outils et Méthodes
- La gestion du contrat : comment le contrat est suivi et comment ses évolutions sont gérées, tracées, communiquées, utilisées
- La gestion du résultat : la gestion des livrables (produits ou services), en considérant la performance et la qualité attendues, dans les délais requis
- La gestion de la relation : comment est pilotée la relation et la communication avec l’autre partie, qu’il s’agisse d’un client ou d’un fournisseur
- La gestion des réclamations, et surtout leur anticipation, leur préparation, ou comment éviter les litiges.
La mise en place d’indicateurs a pour conséquence de rendre l’activité du contact Manager plus visible auprès
de la Direction. Selon l’étude sur la perception du Contract Management en France proposée en 2017 par le cabinet Day One et le réseau Intract, les principaux indicateurs de performance retenus étaient : le montant des pénalités évités et / ou diminués, l’évolution de marge du projet, taux de clôture des problèmes/ réclamations/ claims, l’amélioration de la relation commerciale. Il faut toutefois garder en tête que les indicateurs doivent être adaptés à chaque entreprise.
Ils doivent intéresser l’interlocuteur, à savoir l’Entreprise, le co-contractant, les fonctions voisines (juridiques, financières, …), et il est nécessaire également de bien préciser les définitions et les méthodologies d’obtention des indicateurs pour fiabiliser le reporting.
Le Contract Manager a une véritable valeur ajoutée dans l’anticipation des risques, la sécurisation de la marge et des gains financiers, la saisie d’opportunités du fait de sa connaissance accrue de ses contrats et de sa vision à 360° de tous les aspects que renferment un contrat. La connaissance de ces différents axes et leur gestion à long terme le dote d’une valeur ajoutée non contestable, singulière mais aussi et surtout d!une mémoire du contrat qui fait de lui un acteur central du projet. Sans aucun doute, le Contract manager est un opérationnel. Un productif. Il produit de la matière, des analyses contractuelles et financières, des alertes, des rapports, des synthèses, des conseils, du support, des indicateurs de performance et de pilotage, il participe activement aux réunions projet, de gouvernance et stratégiques. Il comprend les problèmes techniques (même si ce n’est pas un expert opérationnel), il connaît la stratégie achat liée au contrat.
En assurant un lien permanent avec les directions financières, juridiques et commerciales, en instaurant une proximité avec les opérationnels, en suivant le contrat de son élaboration jusqu’à la finalisation du projet, le contract manager définit et met en œuvre une réelle stratégie de performance basée sur une maîtrise précise de tous les aspects des contrats.
Pour aller plus loin dans la performance de vos contrats …
Toute relation d’affaires implique l’existence d’une relation contractuelle, et donc d’un contrat qu’il va falloir gérer. Toutes les entreprises, quel que soit le secteur d’activité (industrie, secteur informatique, BTP, conseil, banques, …) dont l’activité passe par la signature et l’exécution d’un contrat sont concernées par le Contract Management.
Bénéfice mutuel et pérennité de la relation déterminent le bon déroulement d’un contrat tout au long de son cycle complexe, et étalé souvent sur plusieurs années. Il va falloir mettre en place une méthodologie de négociation collaborative.
Comme le mentionnait Coralie Bouscasse, Présidente de l’AFCM (Association Française du Contract Management), en 2017 « Il est encourageant de constater la réelle prise de conscience qui s’opère en France relative aux enjeux économiques liés à la gestion du contrat », même s’il existe encore dans de nombreuses entreprises, une déconnexion entre les responsables opérationnels et les services supports en charge des relations juridiques.
La mise en place d’une démarche de Contract Management permet d’installer dans les entreprises une relation et une approche collaborative entre les parties prenantes. Il ne s’agit pas de mettre en place des Contracts Managers isolés, travaillant en solitaires au sein des équipes de projets, chacun avec ses propres méthodes et ses outils « maison ». Il s’agit maintenant d!accompagner le changement vers des Directions du Contract Management structurées, garantes en interne des savoirs-faires, des méthodes et des compétences de leurs ressources.
Et vous, où en êtes-vous dans la gestion de vos contrats ? Maîtrisez-vous la performance de vos contrats ?
Répondez aux questions suivantes pour faire le point sur la situation de votre entreprise !
Question n° 1:
Dans votre entreprise, comment assurez-vous le suivi et le pilotage de vos contrats?
* Une direction et plusieurs personnes
+ Une seule personne
^ Aucune personne spécifiquement en charge du pilotage des contrats
Question 2:
Avant la signature d’un contrat, les risques contractuels sont-ils analysés?
+ Uniquement pour les contrats complexes
* Systématiquement
^ Ils ne sont pas vraiment analysés
Question 3:
Comment qualifieriez-vous vos relations contractuelles (clients / fournisseurs)?
* Précieuses, nous parlons de partenariats
+ Encore quelquefois conflictuelles, mais cela doit changer
^ Nous n’avons pas de relations spécifiques, elles sont à construire
Question 4:
Pour vous, le contrat manager est :
^ Un juriste chargé uniquement de rédiger les contrats
+ Un juriste intervenant une fois le contrat signé pour gérer les procédures de réclamation
* Une personne intervenant tout au long de la vie du contrat, en soutien à l’équipe projet
Question 5:
Dans votre entreprise, la démarche de contract management:
^ N’est pas mise en place, c’est le chef de projet qui pilote ses contrats
+ A été mise en place pour faire face à une dérive en terme de coûts, de délais ou suite à l’échec d’un projet
* A été mise en place pour améliorer la relation avec les co-contractants, pour améliorer la marge, et mieux appréhender la complexité des contrat
Vos résultats :
Vous avez une majorité de : *
Votre processus de contract management est bien installé, avez-vous capitalisé sur les bonnes pratiques ?
Vous avez une majorité de : +
Vous connaissez le contract management, il y a des initiatives, il reste à systématiser, à formaliser ce qui est fait aujourd’hui .
Vous avez une majorité de : ^
Exploitez vos atouts opérationnels et améliorez vos pratiques ! Vos processus sont à potentiel, nous pouvons vous accompagner pour définir votre cible !
KYANITE CONSEIL peut vous accompagner pour améliorer ce qui peut l’être, pour définir votre cible, ou sur des missions complémentaires : Risk management, management des achats, performance comportementale.
N’hésitez pas à nous contacter !